Vrijwilligersbeleid

In ons museum werken ongeveer 80 vrijwilligers. Natuurlijk vrijwilligers die altijd hebben gewerkt in de textielindustrie (zoals wevers) maar ook gastvrouwen, rondleiders, vrijwilligers die klassenbezoeken begeleiden, groepsbezoeken regelen of zorgen voor de PR via website en social media. 

Gelukkig heeft het museum ook mensen met een technische achtergrond voor reparatie en onderhoud van de collectie weefmachines of die handig zijn met ICT en digitale oplossingen.  

Om de vrijwilligers zoveel mogelijk te helpen en te ondersteunen bij hun belangrijke werk heeft het museum een vrijwilligersbeleid opgesteld:

 

Vrijwilligersbeleid Weverijmuseum

 

 

Uitgangspunten

  • Het Weverijmuseum bestaat dankzij de dagelijkse inzet van veel vrijwilligers. Bestuur en directie creëren dan ook een aantrekkelijke en veilige werkomgeving voor de medewerkers
  • Om de continuïteit van het museum te waarborgen zijn  bestuur en directie in gesprek met de Gemeente om te investeren in meer kwaliteit en professionaliteit. Daarbij wordt ingezet op een parttime betaalde directeur.  Verder kent het museum in principe geen betaalde functies. Waar noodzakelijk kan voor een beperkte periode externe deskundigheid en/of ondersteuning worden ingehuurd tegen een redelijke vergoeding.
  • Voor het museum gemaakte onkosten worden vergoed; o.a. gemaakte reiskosten.
  • Vrijwilligers van het museum vallen onder de collectieve ‘vrijwilligersverzekering’ (*1) van de Gemeente Geldrop-Mierlo.
  • Het museum biedt mogelijkheden voor een (onbetaalde) stage.
  • Vooralsnog vraagt het museum geen VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) van vrijwilligers.
  • Rechten en plichten van de vrijwilliger worden vastgelegd in een individuele ‘vrijwilligersovereenkomst’. Hierin wordt ook de plaats binnen de organisatie vermeld en de bijbehorende werkzaamheden c.q. inzet.  De vrijwilligersovereenkomst doet recht aan en is opgesteld in de geest van de wet (3 juli 2005) waarin de informatieplicht naar vrijwilligers is vastgelegd
  • Binnen de algemene website van het Weverijmuseum is (in de toekomst) een gedeelte afgeschermd voor de vrijwilligers met voor hen specifieke informatie. Alle vrijwilligers krijgen hiervoor een eigen inlog-account.

(*1) dekt aansprakelijkheid, ongevallen, verlies of beschadiging eigendommen, bestuurlijke verantwoordelijkheid. 

Werving en selectie

Een potentiële vrijwilliger meldt zich aan bij het museum of wordt benaderd door één van de vrijwilligers. Zijn/haar naam wordt doorgegeven aan de directie. Binnen een week wordt contact opgenomen en een kennismakingsgesprek gepland. In dit gesprek kijken we over en weer naar geschiktheid en de gewenste/beoogde functie binnen het museum, achtergrond en ervaringen, verwachtingen, werktijden c.q. inzet en wat verder relevant is. Er worden afspraken gemaakt m.b.t. de introductie en de ‘vrijwilligersovereenkomst’ wordt opgesteld en getekend.

Introductie en begeleiding

Naam, foto en functie worden binnen de organisatie bekend gemaakt via de interne nieuwsbrief.

Per (nieuwe) vrijwilliger wordt een individueel introductie programma afgesproken en de vrijwilliger wordt gekoppeld aan een ‘mentor’. Naast het inwerken op de beoogde taak komen tijdens de introductie ook onderwerpen voorbij als: het organisatieschema en de algemene taakverdeling, missie en visie van het Weverijmuseum, hoe te handelen bij calamiteit (het mogelijk deelnemen aan een AED/calamiteitentraining), het declareren van onkosten, verzekeringen en wat verder nuttig en noodzakelijk is.

De vrijwilliger krijgt ook een rondleiding door het museum door de eigen mentor of een andere vrijwilliger die hiervoor gevraagd is.

Is de vrijwilliger drie maanden in dienst van het museum dan wordt met hem/haar teruggekeken op de afgelopen periode en wordt (verder) gekeken naar kwaliteiten, wensen en ideeën.

Vrijwilligersovereenkomst (Model)

 

De Stichting Weverijmuseum, in deze vertegenwoordigd door ….

 

en

 

de heer/mevrouw …..

 

leggen de volgende afspraken vast:

 

 

  1. Werkzaamheden

Vrijwilliger en Stichting hebben met elkaar de volgende werkzaamheden afgesproken:

…… .  De vrijwilliger is ingedeeld bij het volgende cluster/de volgende clusters, en heeft zitting in de volgende commissies: ….. .

Om continuïteit in de werkzaamheden te houden en in het kader van sociale zorg en aandacht stelt de vrijwilliger, in geval van ziekte of verhindering, de directie hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte of regelt zelf (bij voorkeur) vervanging. De vrijwilliger handelt gedurende het verrichten van werkzaamheden voor of namens de Stichting volgens het beleid van de Stichting. Een en ander is vastgelegd in het meerjaren-beleidsplan van het museum.

 

  1. Aanvang en einde van de overeenkomst

De overeenkomst is ingegaan op …. en wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar. De overeenkomst wordt steeds stilzwijgend met een jaar verlengd. De overeenkomst kan tussentijds worden beëindigd door opzegging door één van beide partijen. Door de vrijwilliger hoeft geen opzegtermijn in acht te worden genomen. Voor het museum geldt een opzegtermijn van één maand. Indien gewenst spreken partijen af dat er periodiek een evaluatie gesprek plaatsvindt.

Aan de vrijwilliger worden geen diploma- en/of ervaringseisen gesteld tenzij dit op grond van de aard van de werkzaamheden wettelijk is voorgeschreven.

Vrijwilliger is bereid zich voor …. uur per week gemiddeld in te zetten / Vrijwilliger komt in principe altijd werken op … .

  1. Begeleiding

Vrijwilliger heeft recht op begeleiding en werkoverleg. In de eerste periode van drie maanden krijgt de nieuwe vrijwilliger een mentor toegewezen. Daarna worden nieuwe afspraken gemaakt en vastgelegd in overleg met de directie. Als dit is geregeld op onze website dan krijgt de vrijwilliger toegang tot het interne deel van de website van het museum. Het interne deel bevat alle relevante informatie voor medewerkers en vrijwilligers van het museum.

AVG (De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een privacywet die geldt vanaf 25 mei 2018 in de hele Europese Unie. Met de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU geregeld.

Ook het museum past de regelgeving toe en gebruikt de verstrekte gegevens alleen voor intern gebruik: formele interne communicatie en voor informele onderlinge communicatie.

  1. Vergoedingen

Het Weverijmuseum kent in principe, buiten de directeur, geen betaalde functies en/of algemene vergoedingen. In specifieke gevallen kan hiervan worden afgeweken, maar het museum is terughoudend in het verstrekken hiervan.

Reiskosten worden alleen vergoed na goedkeuring door de directie (vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst) en conform de door het bestuur vastgestelde richtlijnen. Werkelijk gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd door middel van een standaard declaratieformulier en met toevoeging van alle betaalbewijzen.

 

  1. Verzekeringen

De vrijwilliger valt onder een collectieve vrijwilligersverzekering van de Gemeente Geldrop-Mierlo. Deze verzekering geeft dekking voor aansprakelijkheid en ongevallen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Binnen deze verzekering valt ook de apparatuur in privé-eigendom die ten dienste van de opdrachten voor het museum gebruikt wordt. Op de website van Gemeente Geldrop-Mierlo zijn de productvoorwaarden en een brochure van de VNG Vrijwilligersverzekering LVV 13 te vinden. Opmerking: de VNG Vrijwilligersverzekering is aanvullend op bestaande polissen, d.w.z. dat eerst een beroep gedaan moet worden op de eigen aansprakelijkheid- of ongevallenverzekering. Als een vrijwilliger een beroep wil doen op de verzekering, dient hij/zij eerst contact op te nemen met de directie van het museum.

Omdat in het museum veel gewerkt wordt met machines, op hoogte, en daarnaast ook de trappen val risico kennen, is het vrijwilligers verboden om alleen in het museum te werken.

In het kader van de algemene veiligheid en gerichte actie bij calamiteiten krijgen alle vrijwilligers in dienst van het Weverijmuseum jaarlijks een scholing AED en instructie hoe te handelen bij calamiteiten.

 

  1. Conflicten

In geval van onduidelijkheden, klachten of conflicten die niet in intern overleg tussen vrijwilliger en directie kunnen worden opgelost, wendt de vrijwilliger zich tot het dagelijks bestuur van de stichting.

 

  1. Geheimhoudingsplicht

De vrijwilliger zal informatie betreffende de Stichting geheimhouden, tenzij de Stichting toestemt in het bekendmaken van de informatie.

 

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Geldrop,

 

Datum: …………

 

Namens Stichting Weverijmuseum Geldrop